大家對于“發(fā)布會”這個詞語并不陌生，日常生活和新聞報道中會經(jīng)?？吹剑热缧缕钒l(fā)布會、合作發(fā)布會、戰(zhàn)略升級發(fā)布會、行業(yè)發(fā)布會、新聞發(fā)布會等，其中新品發(fā)布會和新聞發(fā)布會最為常見。

新品發(fā)布會側(cè)重于產(chǎn)品推廣，考慮的是宣傳和造勢，而新聞發(fā)布會側(cè)重于信息溝通，考慮的是傳播和公關(guān)。

一般來說，企業(yè)或者組織在重大影響的社會事件發(fā)酵之際，比如與其他組織發(fā)生了法律糾紛，或者因為產(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致眾多用戶投訴和譴責(zé)，或者因為受到主流媒體的相關(guān)質(zhì)疑，或者受到競爭對手的惡意攻擊和誹謗，那么就需要向公眾和媒體公布信息，就需要召開新聞發(fā)布會，從而實現(xiàn)時間、人員和媒體的集中，以網(wǎng)絡(luò)媒體、電視、報刊、廣播等形式迅速傳達(dá)給大眾，從而澄清負(fù)面流言、提升企業(yè)形象，或者制造新聞點。

所以，一般會由新聞當(dāng)事人或者新聞發(fā)言人出面，對某個事件進(jìn)行公開的、權(quán)威的、官方的闡述和表明態(tài)度，及時的向大眾表明企業(yè)的立場和態(tài)度。

作為企業(yè)公關(guān)的重要手段之一，新聞發(fā)布會很好的承擔(dān)了溝通大眾的作用。一方面能第一時間扭轉(zhuǎn)公眾對于某種事態(tài)的糟糕印象，挽回負(fù)面影響，爭取到社會輿論的支持，另一方面也能積極傳達(dá)正確的立場，塑造積極、正面的企業(yè)形象。那么企業(yè)的新聞發(fā)布會如何進(jìn)行方案策劃呢?有什么流程和要點呢?

一、確定發(fā)布會主題

新聞發(fā)布會對于企業(yè)來說是一個重要節(jié)點，打好這場戰(zhàn)役對于企業(yè)公關(guān)形象的維護(hù)至關(guān)重要。所以其主題也要慎重，要結(jié)合新聞事件明確主題方向，做到讓媒體一目了然并且感興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請函、媒體邀約請柬、媒體打包資料、會場布置材料、紀(jì)念品等文件。

值得一提的是，由于我國對新聞發(fā)布會有著嚴(yán)格的申報和審批程序，所以筆者建議企業(yè)方繞過這種繁瑣操作，而是將新聞發(fā)布會的名稱改為“xx信息發(fā)布會”或者“xx媒體溝通會”，這樣下來會更省事。

二、確定發(fā)布會時間、地點

一般來說，新品發(fā)布會從策劃到實施要提前準(zhǔn)備一個月左右，但新聞發(fā)布會往往只有幾天時間甚至幾個小時時間來準(zhǔn)備，所以要根據(jù)具體情況具體決定。

越緊急的新聞事件越需要緊急召開發(fā)布會，可能上午有相關(guān)新聞爆出，下午就召開新聞發(fā)布會進(jìn)行相關(guān)說明了。但如果事態(tài)沒有那么緊急，就可以提前預(yù)留半個月時間來精心策劃。然后具體時間要避開重要節(jié)日、重要事件節(jié)點，以免形成熱點沖突，然后媒體臨時抽不出人來參與發(fā)布會。

同時要根據(jù)媒體發(fā)稿習(xí)慣確定時間定在上午或者下午，比如有些平面媒體出刊新聞的時間是次日早晨，那么就可以將發(fā)布會安排在下午，但如果你想新聞報道在下午就刊登出來，那么就可以安排在上午召開發(fā)布會。

最后，發(fā)布會時長要把控在1個小時左右，最好不要超過2個小時，別現(xiàn)場講太多毫無意義、形式主義的東西，最后媒體都沒耐心了，要保證現(xiàn)場核心、關(guān)鍵信息的傳達(dá)，不要拖沓，這樣可以保證發(fā)布會的報道效果。

新聞發(fā)布會的地點一般有三個選擇，第一是相關(guān)事件的現(xiàn)場，可以方便召集媒體和直接現(xiàn)場取景;第二個是企業(yè)的會議室等場所，第三個是酒店，為了企業(yè)形象考慮，一般都會選擇檔次高一點的五星級酒店。

所以，如果發(fā)布會要租借第三方場地，要做好協(xié)商，選擇合適的場地，主要從檔次、場地規(guī)模、便利性、價格方面考慮，并簽訂合同。比如會議廳容納人數(shù)是否夠用、是否配備主席臺和投影設(shè)備等，停車場是否夠用，酒店外圍能否布置相應(yīng)的橫幅拱形門等。

三、確定發(fā)布會流程

一般情況下，新聞發(fā)布會的流程主要有迎賓簽到、給媒體分發(fā)資料、發(fā)言人進(jìn)行新聞發(fā)布、點請記者提問、回答媒體問題、發(fā)布會結(jié)束等環(huán)節(jié)，但有的企業(yè)會出于禮貌，會邀請嘉賓在會后參與聚餐，另外，有些企業(yè)會比較重視此次事件，會安排后續(xù)的媒體座談會或記者招待會。根據(jù)實際情況制定流程，并通知到各個嘉賓。

四、確定參會者，并發(fā)出媒體邀約

新聞發(fā)布會參與方有公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、媒體記者、同行、客戶等，要擬定一個大名單，對名單上的嘉賓要發(fā)出相應(yīng)的邀請函，包含發(fā)布會主題、地址、議程安排、現(xiàn)場平面圖等。然后根據(jù)大名單，進(jìn)行聯(lián)系，回收確認(rèn)信息，保證重要人員無遺漏并能準(zhǔn)時出席，如果對方可能有無法到來的情況，要做好應(yīng)急人選的考慮。

在媒體邀約方面，一定要及其慎重。畢竟，媒體出席的質(zhì)量和數(shù)量決定了發(fā)布會的傳播效果。媒體屬性的對口、報道質(zhì)量的高下、權(quán)威性的高低、媒體關(guān)系的好壞等都是需要考慮的點，總的來說，盡量邀請媒體關(guān)系好的、影響力更大的媒體。

同時，在媒體邀約方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多，要適當(dāng)制造懸念，要讓媒體記者覺得“有新聞點”，不然企業(yè)如果本身就不知名，又沒新聞爆點，那么記者也不愿意白跑一趟。還有就是，跟媒體溝通的時候一定要強(qiáng)調(diào)到現(xiàn)場的是新聞記者，而不是媒體的廣告業(yè)務(wù)人員，到了現(xiàn)場借著發(fā)布會的時機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，雖然也可以幫忙發(fā)稿，但是已經(jīng)偏離了發(fā)布會的方向了。

另外，要搞清楚新聞采訪權(quán)是什么，比如主流媒體新華網(wǎng)、東方網(wǎng)等，就有采訪權(quán)，可以對發(fā)布的信息進(jìn)行原創(chuàng)新聞的撰寫，而新浪、搜狐等門戶網(wǎng)站是沒有采訪權(quán)的，只能進(jìn)行轉(zhuǎn)載，所以對于沒有采訪權(quán)的媒體要么提供自家的新聞通稿，要么讓他們轉(zhuǎn)載有采訪權(quán)的媒體文章。

五、準(zhǔn)備媒體打包材料

為了方便媒體了解相關(guān)信息并發(fā)稿，主辦方一般都會準(zhǔn)備相應(yīng)的媒體打包材料，以手提袋或文件袋的形式，，按順序擺放，在發(fā)布會簽到后發(fā)放給各個媒體，其中包含了會議議程、新聞通稿、發(fā)言人演講稿、發(fā)言人資料、企業(yè)宣傳冊、企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系名片、紀(jì)念品、筆記本、筆等。

另外，針對一些敏感事件，有些企業(yè)會提前給媒體準(zhǔn)備好相應(yīng)的采訪問題，以免現(xiàn)場造成尷尬，被媒體問到一些尖銳突兀的問題，關(guān)系好的媒體偶爾操作一下還好，但媒體關(guān)系不好的情況下一定要慎用。

六、人員安排、會場布置

按照方案安排人員去布置會場，包括背景板、會場指示標(biāo)、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺、鮮花、現(xiàn)場音樂、投影設(shè)備、紀(jì)念品等，同時除了挑選禮儀人員、接待人員外，最重要的是挑選合適的新聞發(fā)言人，也就是發(fā)布會主持人。

發(fā)言人一定要在企業(yè)內(nèi)身居高層，有極高的權(quán)限能夠代表公司的立場，同時要有良好的形象、極佳的表達(dá)能力、靈活的反應(yīng)能力、現(xiàn)場把控能力。新聞發(fā)言人在某種程度上就是企業(yè)的門面擔(dān)當(dāng)，要能向外界傳達(dá)出良好的企業(yè)形象。

七、檢查各項準(zhǔn)備工作

在發(fā)布會即將開始之前，一定要細(xì)致監(jiān)測發(fā)布會的各個方面，包括流程設(shè)置、重要人員是否已經(jīng)出發(fā)、音頻設(shè)備是否正常使用、現(xiàn)場是否會有意外等，總之，不僅要檢查所有工作是否準(zhǔn)確就緒，還要對可能產(chǎn)生的突發(fā)情況做好預(yù)警處理，制定出救場方案。

八、發(fā)布會實施

按照計劃開始發(fā)布會，在來賓簽到、貴賓接待后，由發(fā)言人對整體信息進(jìn)行有條理、有邏輯的闡述，然后邀請記者提問，經(jīng)過充分的溝通，保證記者對整個事件的來龍去脈和關(guān)鍵點形成足夠清晰的認(rèn)識，為記者朋友聽新聞素材。

如果記者提到了一些不相關(guān)的問題，那么可以禮貌委婉的提醒下，如果問到了涉及企業(yè)機(jī)密的問題，可以拒絕回答，如果記者問到了太過復(fù)雜的問題，可以先簡單闡述要點，并邀請會后詳細(xì)探討。

最后發(fā)布會結(jié)束，發(fā)言人對各位嘉賓朋友的到來再次致謝，如果沒有會后聚餐交流環(huán)節(jié)那么就禮送他們離開會場。

九、發(fā)布會效果復(fù)盤

對新聞發(fā)布會后的媒體發(fā)布情況要進(jìn)行檢測并匯總，哪家媒體發(fā)布的是通稿，哪家媒體對稿件有刪稿，不同的媒體發(fā)布的又是在哪個版塊上(頭版、首頁、欄目頁等)，同時，要整理發(fā)布會的視頻、音頻、文檔資料，并存檔保存。

然后，對此次新聞發(fā)布會的效果進(jìn)行整體的總結(jié)，找到不足和優(yōu)點，找到可優(yōu)化的環(huán)節(jié)，積累經(jīng)驗，為下次發(fā)布會的成功開展打好基礎(chǔ)。

最后，必須要說的是，想要打造一場成功的新聞發(fā)布會，必須要熟悉媒體的傳播途徑、運作機(jī)制、話題設(shè)置、輿論走向等，更要把握自身的立場和利益站點，才能知道怎么去傳達(dá)自己的觀點和核心信息，才能達(dá)到更好的傳播效果。

另外，對于如何在發(fā)布會制造新聞點，公關(guān)之家給出的經(jīng)驗有兩點，第一是借勢，包括發(fā)布會邀請明星網(wǎng)紅站臺，或者借助熱點新聞，圍繞公眾話題釋放相關(guān)信息;第二是造勢，通過結(jié)合自身的背景、行業(yè)環(huán)境、可挖掘的素材等，為媒體的記者朋友們提供一個可切入、可深入的角度，去引導(dǎo)他們輸出更多有價值的文章，從而形成行業(yè)和輿論的勢頭。(來源于公關(guān)之家)

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